Como engineering manager puedes transformar las reuniones one on one en un lugar cómodo para tus reportes directos, donde tengan la confianza necesaria para contarte como se sienten en el día a día y en qué puedes ayudarles.
El objetivo
El objetivo de un 1-on-1 es encontrar el alineamiento con el equipo, aprovéchalos para hablar de los objetivos y preguntarles si necesitan algún tipo de ayuda o recursos.
A todo el mundo le gusta ser escuchado, recuerda que tu papel en este meeting es escuchar y hacer las preguntas oportunas. Este meeting es una oportunidad perfecta para que se sientan escuchados y eso ayudará a retener a los miembros de tu equipo.
Tip: Conseguir que alguien se sienta escuchado es una de las armas más poderosas del management. Pregúntate si estás hablando demasiado y evita cortar a la otra persona cuando habla.
El rol de engineer manager en cada empresa es diferente, pero siendo generalistas tu tarea será hacer que tu equipo vaya en la misma dirección que los requerimientos de negocio y que los datos muestren que estamos haciéndolo bien. Y por otro lado, mantener motivado al equipo, haciéndoles sentir importantes, que vean una progresión dentro de la empresa y guiarles a través de las opciones de crecimiento.
La cadencia
Dependiendo del tamaño del equipo la cadencia de los 1-on-1 podría variar, si el equipo es de menos de 6 miembros lo ideal es tener una cadencia semanal (más de 6 mejor bisemanal, de forma que la mitad del equipo tenga los 1-on-1 la primera semana y el resto la segunda). Mi recomendación es que sea siempre el mismo día a la misma hora para cada, yo suelo hacerlo los lunes (los lunes es mi día de meetings) haciendo de ello una ceremonia de inicio de semana para activar a mis ingenieros de manera que tengan una perspectiva de la semana que esta por venir y para saber de antemano si puedo ayudarles en algo.
La duración de un one on one es 25 minutos, creo que es el tiempo suficiente para poder compartir sin prisas sus puntos de vista y pensamientos. Normalmente dejo los últimos 5 minutos (por eso 25 y no 30) para que la gente no llegue tarde al siguiente meeting, es algo cultural que se agradece.
La agenda
Preparar la reunión es muy recomendable, así que vamos a ver algunos puntos a tener en cuenta.
Tip: Los one on one son los meetings de tus reportes directos. Escucha activamente y toma notas. Una buena opción es tener un documento de Google Docs privado entre vosotros e ir anotando sobre lo que se va hablando y los action points para la siguiente sesión.
Los managers preferimos que en los one on one sean los ingenieros quienes hacen una labor introspectiva y exterioricen como se sienten y si ven alguna oportunidad o amenaza en las semanas próximas, pero no siempre es así. Aquí tienes unas cuantas preguntas que te ayudarán a tirar del hilo para obtener la información que buscas en este meeting.
Tip: Toma las siguientes preguntas como parte de la preparación/agenda del 1:1, teniendo en cuenta que lo ideal es no utilizarlas, pues la primera pregunta debería ser siempre si tiene algún tema del que quiera hablar.
Rompe el hielo
Como ha ido el fin de semana? Esta pregunta servirá para mantener una relación más personal. A mucha gente le gusta compartir sus hobbies o lo que ha hecho con la familia o amigos, aprovéchalo para anotar este tipo de cosas que crean engagement.
Tip: Si comparte información personal, como por ejemplo que su madre ha estado en el hospital, es el cumpleaños de su hijo, o se va de viaje, recordarás preguntarle la semana siguiente por esto.
Indaga sobre sus pensamientos
Qué tienes en mente? Con esta pregunta queremos ver en qué esta pensando, si tiene algo que decirnos o quiere destacar alguna anécdota que ha vivido durante la semana. Dar ideas, compartir problemas o hacer preguntas acerca de la semana pasada o de la actual.
Tip: Al ser una pregunta tan abierta, en ocasiones es difícil que salgan temas a tratar directamente. Si tienes temas pendientes o tratados en el anterior 1:1 puedes hacer un check de que se están cumpliendo los action points.
Alineamiento
Cual es tu tarea más importante esta semana? Seguramente ya sepamos cual es la tarea que está realizando, pero esta pregunta nos ayudará a que nuestro compañero piense sobre prioridades, creando un mapa mental en su cabeza para la semana actual. De esta forma sabrá que sabemos en lo que está trabajando y hablar sobre el tema en futuras reuniones.
Ofrecimiento
Te puedo ayudar en algo? Estamos a su disposición, es una pregunta de apoyo para que nos diga si podemos facilitarle algún recurso o si requiere ayuda en alguna tarea. Engagement y productivity triggers.
Esto es lo que tengo para ti. (transición, final del meeting)
Las preguntas anteriores deberían ocupar los 15–20 primeros minutos y dejar esta última parte en la que tú hablas para los últimos 5–10 minutos. Aprovecha aquí para darle información que creas que sea de su interés, hacer un check de las cosas habladas la semana pasada (follow up) y dar feedback positivo o correctivo.
Batería de preguntas para 1:1s
Aunque tengamos una agenda puede que la persona responda muy escuetamente porque o no le apetece hablar o es de pocas palabras. Estas son algunas preguntas para salvar el one-on-one en estos casos. Están agrupadas por diferentes campos, lleva preparadas algunas de ellas según el area en la que quieras indagar.
Preguntas específicas sobre el proyecto
- Puedes darme un update sobre el proyecto xyz?
- Como de convencido estás con que se terminará a tiempo?
- Hay algún blocker o algo que creas que deba saber sobre el proyecto xyz?
Preguntas específicas de comprobación
- No sé si has tenido tiempo de pensar sobre lo que se ha comentado esta semana, que opinas al respecto?
- No pude atender el meeting de ayer, como fue?
Preguntas sobre engagement con la empresa
- Que es lo que más te gusta de trabajar aquí?
- Que es lo que menos te gusta o menos disfrutas haciendo?
- Tienes alguna duda acerca de tu rol o las oportunidades de carrera dentro de la empresa?
- Que es lo que te mantiene enganchado e inspirado en el día a día?
Preguntas Start, Stop, Change
- Que no estamos haciendo que opinas que deberíamos empezar a hacer?
- Fue buena la semana pasada? Cómo crees que podríamos haberlo hecho mejor?
- Sí fueses yo, que cambiarias?
- Qué tipo de cosas están haciendo que seas productivo estos días?
Preguntas sobre hábitos de trabajo y productividad
- A qué hora del día sientes que eres más productivo?
- Tienes alguna dependencia o bloqueo que esté impidiendo que puedas avanzar?
- Qué cambios podría hacer que fueses aún más productivo?
- En qué sientes que pierdes más el tiempo?
Preguntas sobre el equipo
- Quien es la persona que más te inspira en el equipo?
- Tienes alguna sugerencia para mejorar la manera en la que trabajamos juntos?
- Te gustaría recibir más feedback de parte de otros compañeros?
- Te sentirías cómodo dando feedback público o privado a otros compañeros?
Preguntas específicas para personas más críticas
- De una escala del 1 al 10, como opinas que ha ido esto? Si te dice menos de 10, podemos preguntar, qué estamos haciendo mal que no estamos obteniendo una nota de 10?
Tips: Las promesas están para cumplirlas. Si durante un 1:1 os comprometéis a realizar alguna acción, haz que suceda. No hay nada peor para un manager pierdan la confianza en ti.
