Cómo crear un buen onboarding plan

Cuando tu empresa contrata a un ingeniero (developers o managers) empieza uno de los procesos más importantes para la salud y productividad de la compañía. Es muy importante ser muy cuidadoso a la hora de preparar el mejor onboarding que un empleado pueda tener. El onboarding es la carta de presentación de la organización al desarrollador y decide si este empieza a enamorarse o a odiar la empresa.

Cómo engineering managers somos responsables del bienestar de las personas dentro de la empresa, y el onboarding es el punto de partida de esta relación, por lo que si no existe deberías empezar a crearlo, y si existe puedes revisarlo para detectar gaps o puntos de mejora.

Preparar el mejor onboarding para nuevos developers new hiring
Preparar el mejor onboarding para nuevos developers new hiring

Qué es un onboarding plan

El onboarding es una serie de tareas orientadas a conseguir que el compañero que se va a incorporar nuevo a la empresa sea productivo lo antes posible, mostrándole los básicos y procesos que debe conocer (tanto técnicos, de negocios o recursos humanos) según en el entorno que va a trabajar.

Explicación del entorno

El onboarding ideal debería cubrir áreas como la explicación del entorno y equipos en el que va a interactuar. Es importante meditar si la merece la pena tener cada una de las explicaciones documentadas, y se esa manera tener la información accesible de manera asíncrona a cambio de tener que mantenerla cuando cambie, o es mejor tener reuniones con el new joiner.

Visión sobre expectativas y productividad

También es competencia del onboarding plan explicar qué se espera del nuevo ingeniero y cuando va a ser productivo. En muchas empresas se establece un documento 30-60-90 con el manager para verificar que el onboarding se está llevando a cabo con éxito durante los 3 primeros meses.

Valores y cultura de la empresa

Es muy importante que también se cubra la cultura y valores de la empresa, no únicamente la temática de recursos humanos y técnica. El onboarding plan es obligatorio para cualquier persona nueva que entre en la empresa, por lo que si tenemos un onboarding que suele durar una o dos semanas y vemos a un compañero programando antes, le indicaremos que debe finalizar todas las tareas del onboarding plan antes de empezar a contribuir. Esto evitará preguntas consideradas como “básicos” e incluidas en el onboarding plan en meses próximos.

Lista de taras y asignación de responsable

Todo esto, hay que plasmarlo en una lista de TODO’s o checkpoints, que además tendrán un responsable y se verificará que se está llevando a cabo de manera correcta. También es interesante asignarle un buddy, que será una persona que ha aceptado hacer de mentor/guía del new joiner y a la que se le puede molestar durante los primeros meses para preguntarle cualquier cosa relacionada con la empresa. Con todo esto nos aseguramos que el plan está sucediendo como se espera.

Preparar onboarding plan para new joiners

El onboarding debe ser un proceso vivo, por tanto tiene que ser mantenido por al menos dos personas (idealmente recursos humanos e engineering manager), cada uno responsable de su área.

Plan realizado por recursos humanos

El equipo de people o HR se encarga de las tareas globales a nivel empresa.

  • Avisar a IT días antes de que la nueva incorporación llegue para que tengan el ordenador preparado.
  • Explicación de perks o benefits que tienen los empleados de la empresa. Esto puede ser explicado por email días antes de que llegue el nuevo joiner.
  • Organizar reunión con el manager directo el primer día de trabajo. En esta reunión el manager tiene un gran trabajo que hacer, explicarle sus tareas según el rol y dejar claras las expectativas. Además de como se le va a evaluar y las oportunidades de crecimiento dentro de la empresa (career path). Si el new joiner tiene rol de manager puedes recomendarle primeros meses como manager para ayudarle a ser productivo lo antes posible.
  • Organizar comida con su equipo.
  • Dar permisos a toda la organización (cuentas de correo, slack, portal del empleado).
  • Organizar reuniones durante la primera semana con las personas que necesite conocer (product managers, heads etc). Es interesante que se explique en como se desarrolla el producto, como se decide lo que se va a hacer y como le afecta al new joiner.
  • Organizar reunión sobre cultura y valores de la empresa. Esto es muy importante si la empresa está en un proceso de crecimiento rápido, ya que ayudará a preparar la mente al nuevo compañero de como se le va a tratar y como se espera que trate a los compañeros.

Plan realizado por el equipo

Cada equipo será responsable de mantener la parte del onboarding plan relativa al mismo.

  • Añadirle a la lista o listas de correo del equipo.
  • Añadirle a los grupos de slack que deba estar,
  • Organizar reunión con el lead para explicarle qué hace su equipo y qué objetivos hay sobre la mesa.
  • Documentar cómo trabaja el equipo. Metodologías (Kanban, Scrum), flujo (Jira, Trello) y herramientas que se usan.
  • Organizar la guía para que realice su primer deploy. En muchas empresas tienen un backlog donde hay candy tasks para asignarle a desarrolladores más juniors o new joiners, esta sería una buena opción para empezar. Además de tener documentado el proceso de deploy con enlaces a la documentación de las herramientas que se usen.
  • Organizar o crear una lista de recursos disponibles para el new joiner en caso de que no sepa algo del stack técnico que se usa. Por ejemplo si en la empresa se usa Golang, sería conveniente hacer una guía para aprender rápidamente los básicos del lenguaje. Además, esto tiene que ser apoyado por un compañero que haga pair programing con el nuevo ingeniero durante las primeras semanas.

Mejora constante del onboarding plan

Recursos humanos y el propio equipo serán los responsables de tener actualizada la documentación del onboarding, pero es conveniente comunicar al nuevo developer que sea libre de modificar el onboarding si cree que hay algún error, falta información o puede aportar más recursos que enriquezcan el proceso. El nuevo compañero tendrá la mejor perspectiva para hacer esto, es recomendable que tras 2-3 meses se pregunte si hay algo que el onboarding plan no incluía que le habría sido de utilidad para añadirlo.